Outsourcing είναι η ανάθεση όλων των οικονομικών υπηρεσιών και εργασιών μιας επιχείρησης σε εξωτερικό συνεργάτη, δηλαδή σε μια εταιρεία που εξειδικεύεται σ' έναν τομέα. Σύμφωνα με αυτήν την πρακτική, εργασίες όπως  οι λογιστικές και φορολογικές υποχρεώσεις, η μισθοδοσία, κ.ά. ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες της επιχείρησης. Ειδικά σε αυτήν την περίοδο της οικονομικής κρίσης είναι αναγκαίος ο μετασχηματισμός του σταθερού κόστους λειτουργίας μιας επιχείρησης σε μεταβλητό με τη χρήση εξωτερικών συνεργατών.
Οι εταιρείες στις μέρες μας στοχεύουν στη μείωση των λειτουργικών τους εξόδων, στην καλύτερη κατανομή των εξόδων τους και στη βέλτιστη αξιοποίηση του χρόνου των in house εργαζομένων τους.

In-house payroll: Η διαδικασία της μισθοδοσίας μπορεί να υλοποιηθεί και από κάποιον εσωτερικό συνεργάτη, εργαζόμενο της εταιρείας, εκτός όμως από το χρηματικό κόστος και τις εργατοώρες που απαιτεί αυτή η επιλογή υλοποίησης εγκυμονεί και άλλους κινδύνους.

Οι σημαντικότεροι είναι οι κάτωθι :
Η ανάγκη συνεχούς πληροφόρησης για την αντίστοιχη νομοθεσία όπως και αλλαγές στα εργασιακά θέματα
Οι ραγδαίες και συνεχόμενες αλλαγές στην εργατική και ασφαλιστική νομοθεσία που συντελούνται στη χώρα μας ειδικά αυτήν την περίοδο, απαιτούν από τους εκκαθαριστές της μισθοδοσίας συνεχή ενημέρωση και κατανόηση αυτών των αλλαγών για την αποφυγή λαθών και παραλείψεων, με το αντίστοιχο κόστος για την εταιρεία κάθε φορά.

Απόρρητο και προστασία δεδομένων
Η μισθοδοσία είναι ένα από τα πιο «ευαίσθητα» δεδομένα του ανθρώπινου δυναμικού εντός ενός οργανισμού. Προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων όπως οι αποδοχές , οι τραπεζικοί λογαριασμοί, φορολογικά στοιχεία απαιτούν τη μέγιστη εμπιστευτικότητα και προστασία ώστε να παραμείνουν απόρρητα.
Όταν η μισθοδοσία υπολογίζεται in house από εργαζόμενο ή εργαζόμενους της ίδιας της εταιρείας η εμπιστευτικότητα των μισθοδοτικών στοιχείων (π.χ. μια αύξηση των αποδοχών ενός συναδέρφου) είναι πολύ δύσκολο να διασφαλιστεί.

Payroll-Outsourcing
Όταν αναφερόμαστε στο Payroll-Outsourcing, εννοούμε την ανάθεσηόλων των εργασιών-απαιτήσεων που απορρέουν από την εργατική και ασφαλιστική νομοθεσία σε εξωτερικό συνεργάτη, δηλαδή σε μια εταιρεία που εξειδικεύεται σ' έναν τομέα. Τέτοιες εργασίες κυρίως είναι:
•O υπολογισμός και η εκκαθάριση της μισθοδοσίας σε τακτά χρονικά διαστήματα σύμφωνα με τις απαιτήσεις, όπως αυτές διαμορφώνονται κάθε φορά από το ισχύον εργατικό και ασφαλιστικό νομοθετικό πλαίσιο. Ενδεικτικά παραδείγματα μπορεί να είναι οι αλλαγές στις ασφαλιστικές κρατήσεις, οι αλλαγές στον υπολογισμό και στην κλίμακα του φόρου
•Η σύνταξη και υποβολή όλων των αναγκαίων δηλώσεων στο Εργάνη (προσλήψεις , άδειες, απολύσεις, αλλαγές ωραρίων κ.λπ.)
•Η σύνταξη και υποβολή όλων των αναγκαίων δηλώσεων στο ΙΚΑ
•Ο προϋπολογισμός του ετήσιου κόστους μισθοδοσίας και άλλα σημαντικά report που ενδιαφέρουν τη διοίκηση της εταιρείας

Για ποιο λόγο όμως ένας εργοδότης να επιλέξει την χρήση τηςυπηρεσίας Payroll-Outsourcing;
Παρακάτω καταγράφουμε μερικούς από τους πιο σημαντικούς λόγους.
•Με τη χρήσητηςυπηρεσίας Payroll-Outsourcingμπορεί να γίνει καλύτερη αξιοποίηση του διαθέσιμου χρόνου. Η μισθοδοσία θα έχει ολοκληρωθεί πάντα στα προβλεπόμενα χρονοδιαγράμματα.
•Μπορείτε να υπολογίσετε με ακρίβεια το κόστος αυτής της διαδικασίας, ενώ ταυτόχρονα αποφεύγετε το κόστος για εξοπλισμό, άδειες χρήσης λογισμικού και αναβαθμίσεις.
•Αποφυγή του ελέγχου της οργάνωσης και της συνολικής διαχείρισης μιας σύνθετης διαδικασίας όπως είναι ημισθοδοσία.
•Αποφυγή λαθών και παραλείψεων που μπορεί να οδηγήσουν σε πρόστιμα και επιπλέον έξοδα.
•Αποφυγή της παρακολούθησης των συνεχόμενων μεταβολών που μπορεί να προκύπτουν σε σχέση με την Εργατική και Ασφαλιστική νομοθεσία.
•Ελαχιστοποίηση του κινδύνου να μην πραγματοποιηθεί η μισθοδοσία στην ώρα της εξαιτίας απρόβλεπτων καταστάσεων, όπως μια αποχώρηση ενός υπαλλήλουτου τμήματος μισθοδοσίας σας.
•Ασφάλεια και εχεμύθεια στα «ευαίσθητα» προσωπικά δεδομένα.
•Διευθέτηση των εργατικών διαφορών με επαγγελματική και ανθρώπινη προσέγγιση για όλους τους εργαζόμενους που θα θελήσουν διευκρινήσεις σχετικά με την μισθοδοσία τους.

Δημητρόπουλος Δημήτρης
Υπεύθυνος της εταιρείας Ιf-Solutions
www.if-solutions.gr